Zdjęcie do artykułu - Jak napisać zaproszenie biznesowe

Jak powinno wyglądać dobre zaproszenie biznesowe?


Sukces firmy bardzo często poprzedzony jest organizacją różnego rodzaju spotkań. Eventy, uroczyste kolacje, bankiety. Ich zadaniem jest nie tylko prezentacja firmy, ale czasami także konkretnego produktu bądź usługi. Wiąże się to ściśle z pozyskaniem nowych kontaktów biznesowych, czy też z podtrzymaniem zaufania klientów wcześniej już pozyskanych. Ostatecznym celem tych spotkań ma być zwiększenie zysków przedsiębiorstwa. Do ich organizacji niezbędne są zaproszenia, które wysyłane do różnych osób, stają się pewnego rodzjau wizytówką firmy. Jak zatem napisać dobre zaproszenie biznesowe?

Barbara Pachter – specjalistka w dziedzinie komunikacji biznesowej, w swojej książce pisze: „by sprawić wrażenie profesjonalisty, musisz przywiązać wagę do szczegółów”. Cytat ten będzie stanowił główną zasadę w całym życiu zawodowym. Zwracajmy zatem uwagę na drobiazgi. Zaproszenie jest rodzajem tekstu użytkowego wysyłanego z różnych okazji. Wielu ludzi odeszło już od tradycyjnych zaproszeń na papierze na rzecz zaproszeń telefonicznych bądź mailowych. Pytanie tylko, czy wypada to także w życiu zawodowym? W dzisiejszych czasach dość popularnym sposobem komunikowania się jest kontakt telefoniczny oraz przez Internet. I wcale nie wydaje się to być dziwne, skoro postęp techniki idzie do przodu jak burza. Człowiek boi się, że nie nadąży, że zostanie w tyle, wyśmiany i zacofany. Dotyczy to naszego życia codziennego, ale przecież tym bardziej życia zawodowego. Czy istnieje jeszcze taki zawód, który potrafiłby obejść się bez komputerów? Myślę, że jest ich garstka. Tymczasem w temacie zaproszeń biznesowych nowe technologie odkładamy na dalszy plan. Elektronika posłuży nam jedynie do wydrukowania zaproszeń, by wygląd ich był estetyczny.

Zdecydowanie odradza się stosowania „nowoczesnych” środków przekazu tego typu informacji. Jest na to jeden zasadniczy argument: forma zaproszenia pisemnego ukazuje większe zaangażowanie ze strony zapraszającego. Akcentujemy w ten sposób, jak niezwykle ważna jest dla nas osoba zapraszana. Wysłanie pocztą bądź osobiste dostarczenie takiego zaproszenia adresat odczyta jako miły gest z naszej strony. Oczywistym jest fakt, że jeśli nie przyłożymy się do jego jak najlepszego napisania, podany argument nie będzie miał znaczenia. Poprawność zaproszenia będzie świadczyła o nas samych bądź o firmie, którą reprezentujemy, a także o tym, czy dbamy o najwyższą jakość naszej pracy. Zaproszenie staje się pewnego rodzaju wizytówką, a jego nieodpowiedni charakter może mieć negatywny wpływ na relacje biznesowe z potencjalnymi lub obecnymi klientami.

Głównym zadaniem zaproszenia jest dostarczenie informacji. Staramy się zatem, aby zawierało ono wszelkie potrzebne dane dotyczące spotkania w formie możliwie jak najkrótszej. Dbamy zatem o zwięzłość i przejrzystość. Adresat doceni to, że nie zajmuje się mu więcej czasu niż to konieczne. Złożone i zawiłe zaproszenia zniechęcają do czytania.

Jakie informacje powinno zawierać zaproszenie?

  • W ramach wstępu umieszcza się zwrot grzecznościowy (np. Mamy przyjemność zaprosić lub Z ogromną przyjemnością zapraszamy).
  • Następnie pojawia się zwrot do adresata. Jest to informacja o tym, kogo chce się zaprosić. Zaproszenie może być skierowane do jednej osoby, ale równie dobrze może odnosić się do jakiejś grupy osób. Stosuje się tutaj zasadę, która mówi, że lepiej użyć poważniejszego tonu niż w nieuzasadniony sposób przechodzić na „ty”. Zaleca się zatem zwrot typu Pana Dariusza Leśniewskiego.
  • Należy jasno określić cel zaproszenia. W tym miejscu umieszcza się rodzaj spotkania, który organizujemy (np. 10-lecie firmy lub otwarcie nowej siedziby firmy). Jeśli to możliwe, wpisuje się temat spotkania.
  • Ważnym elementem jest określenie konkretnej daty, godziny i miejsca rozpoczęcia spotkania.
  • W celu przybliżenia charakteru spotkania można zamieścić dodatkowe informacje. Wymienia się tutaj główne punkty programu danego spotkania. Ma to również na celu zachęcenie odbiorcy do uczestnictwa. Pamiętać należy jednak o tym, by były to bardzo krótkie informacje i nie zajmowały zbyt dużo miejsca.
  • Jeśli oczekuje się odpowiedzi na zaproszenie, można dodać skrót RSVP, który z francuskiego répondez s’il vous plâit oznacza proszę o odpowiedź. Warto jest także dodać adres i telefon firmy.
  • Niezwykle ważnym, jak nie najważniejszym elementem zaproszenia jest podpis. Jego brak uważany jest za brak profesjonalizmu.

Oprócz zawarcia podstawowych informacji, należy zwrócić uwagę na sam wygląd i estetykę. Dopasowanie odpowiedniego papieru ma znaczenie. Zwykły papier nie jest najlepszym pomysłem. Zaleca się drukowanie zaproszeń na papierze wysokiej jakości. Ważna jest także odpowiednia czcionka, która nie może być wymyślna, nazbyt ozdobna. Wybiera się ją zatem prostą, lecz elegancką. Często odręcznie wypisuje się tylko zwrot do adresata oraz koniecznie podpis. Tekst powinien być wypośrodkowany, aby odbiorca mógł spokojnie jednym spojrzeniem objąć całą jego linijkę. Nie zaleca się tworzenia zaproszeń przepełnionych zdobieniami. Dobrym jednak krokiem będzie umieszczenie na zaproszeniu logo firmy.

Mając już materiał na zaproszenie przystępujemy do tworzenia tekstu. Zwrócić należy szczególną uwagę na tytuł i nazwisko adresata. Ważne jest, aby zapisać je poprawnie. Jeśli nie jesteśmy pewni, należy zadzwonić do firmy i poprosić recepcjonistkę o przeliterowanie na przykład nazwiska. Dane zapisane z błędem zniechęcają do nas odbiorcę. Błędy czy literówki nie mogą pojawić się także w samym zaproszeniu. Niektóre poważne wysoko budżetowe projekty zostały odrzucone z powodu znajdujących się w nim literówek. Przy pisaniu zaproszeń warto jest też znać zasady gramatyczne. Poprawnie napisane zaproszenie pozwala traktować naszą firmę poważnie. Po zastosowaniu podanych zasad, dochodzi się w końcu do drukowania zaproszenia. Ostatnią rzeczą, którą powinniśmy sprawdzić, jest zwrócenie uwagi na drobne usterki, tj. rozmazanie tuszu na papierze czy zagięcia. Wszelkie tego typu zaniedbania świadczą o nas samych i zniechęcają adresata.

Kiedy zaproszenia mamy już gotowe, pamiętajmy, aby wysłać je odpowiednio wcześnie (min. 2 tygodnie przed planowanym wydarzeniem).

Autor: Milena Beczek


1 Gwiazdka2 Gwiazdki3 Gwiazdki4 Gwiazdki5 Gwiazdek (1 średnia głosów: 5,00 z 5)
Loading ... Loading ...




Komentarze

  1. michalpt pisze:

    Fajna strona, nawet ciekawy wpis, dodam se do ulubionych niech strace :)

  2. Artur Zygmunt pisze:

    Świetny wpis. Serdecznie dziękuję.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *